Mandantenaufnahme
Mandantenaufnahme mit KI: Anfragen vorqualifizieren
Mandantenaufnahme mit KI heißt bei uns: Ein Assistent auf Ihrer Website stellt jeder neuen Anfrage die Fragen, die Ihr Sekretariat sonst am Telefon stellt. Danach ordnet er anhand Ihrer typischen Fälle ein, ob Sie das Anliegen in der Regel bearbeiten.
Passende Anfragen führt er zu Ihrem Kontaktformular. Bei allen anderen sagt er das freundlich, und manche rufen dann gar nicht erst an.
Stand:
-
Assistent:
Guten Abend. Ich sage Ihnen, ob die Kanzlei Anliegen wie Ihres in der Regel bearbeitet. Eine Rechtsberatung gebe ich nicht. Worum geht es?
Kündigung oder Abfindung Ärger mit dem Vermieter Etwas anderes -
Besucher:
Mein Arbeitgeber zahlt seit zwei Monaten kein Gehalt, und mein Vermieter will die Miete erhöhen.
-
Assistent:
Danke. Worum soll es zuerst gehen?
Das fehlende Gehalt Die Mieterhöhung Etwas anderes -
Besucher:
Das fehlende Gehalt
-
Assistent:
Solche Anliegen bearbeitet die Kanzlei in der Regel. Schildern Sie Ihr Anliegen bitte kurz über das Kontaktformular.
Ablauf
So läuft eine Anfrage ab.
-
01
Hinweis
Der Assistent sagt gleich zu Beginn, dass er automatisch antwortet und keine Rechtsberatung gibt.
-
02
Anliegen wählen
Besucher wählen ihr Thema per Klick, in Alltagssprache statt in Fachbegriffen. Wer lieber schreibt, schildert es in eigenen Worten.
-
03
Rückfragen
Je Thema folgen zwei bis drei kurze Klickfragen. Ist eine Schilderung unklar, fragt der Assistent höchstens zweimal nach.
-
04
Einordnung
Anhand Ihrer typischen Fälle sagt er, ob Sie solche Anliegen in der Regel bearbeiten. Grenzfälle schickt er ins Kontaktformular.
-
05
Übergabe
Passende Anfragen kommen über Ihr Kontaktformular bei Ihnen an. Der Chat selbst bleibt ohne Namen und Kontaktdaten.
Abgrenzung
Chatbot auf der Website oder KI am Telefon?
Beide nehmen Anfragen an, sie setzen nur an verschiedenen Stellen an. Die Übersicht zeigt die Unterschiede, ohne einzelne Anbieter zu bewerten.
| Merkmal | KI-Chatbot auf der Website | KI-Telefonassistent |
|---|---|---|
| Wann er ansetzt | Während jemand Ihre Website liest, bevor er anruft | Wenn jemand anruft |
| Wie Besucher ihn nutzen | Klicken und schreiben, wann sie wollen | Sprechen mit einer KI-Stimme |
| Was dabei verarbeitet wird | Das geschilderte Anliegen, im Chat ohne Namen und Kontaktdaten | Telefonnummer, Stimme und das Gespräch |
| Was bei Ihnen ankommt | Eine Anfrage über Ihr Kontaktformular | Eine Gesprächsnotiz oder ein Rückrufwunsch |
| Wofür er gut ist | Weniger Anfragen zu Themen, die Sie nicht bearbeiten | Erreichbarkeit, wenn das Telefon klingelt |
Beides schließt sich nicht aus. Der Chatbot setzt früher an und sortiert, bevor das Telefon überhaupt klingelt.
Im Kanzleialltag
Was sich für Ihr Sekretariat ändert.
Anfragen über die Website kommen mit geklärtem Thema an. Wer ein Anliegen hat, das Sie in der Regel nicht bearbeiten, erfährt das schon auf der Website, und manche rufen dann gar nicht erst an.
Termine, Telefonate und alles nach der ersten Anfrage bleiben bei Ihrem Team. Der Assistent übernimmt nur die ersten Fragen.
Häufige Fragen
Was Kanzleien uns vorher fragen.
Was ist Mandantenaufnahme mit KI?
Ein Assistent auf der Website stellt jeder neuen Anfrage feste Fragen, ordnet anhand typischer Fälle der Kanzlei ein, ob sie das Anliegen in der Regel bearbeitet, und führt passende Anfragen zum Kontaktformular.
Ersetzt der Assistent unser Sekretariat?
Nein. Er übernimmt nur die ersten Fragen bei Anfragen über die Website. Termine, Telefonate und alles danach bleiben bei Ihrem Team.
Was ist der Unterschied zu einer Telefon-KI?
Der Chatbot arbeitet auf Ihrer Website, bevor jemand anruft, und fragt im Chat keine Kontaktdaten ab. Eine Telefon-KI nimmt Anrufe entgegen und verarbeitet dafür Telefonnummer und Stimme.
Können wir die Fragen selbst festlegen?
Ja. Wir schlagen die Fragen vor, Sie streichen, ergänzen und geben frei. Für spätere Änderungen genügt eine Nachricht an uns.
Wie viele Rückfragen stellt der Assistent?
Je Thema zwei bis drei Klickfragen. Bei unklaren Schilderungen fragt er höchstens zweimal nach und bittet danach um eine Nachricht über das Kontaktformular.
Kontakt
Lassen Sie uns über Ihre Anfragen sprechen.
Unverbindliches Erstgespräch. Wir sehen uns an, welche Anfragen heute bei Ihnen ankommen, und zeigen, welche der Assistent vorab klären würde.